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Home office: como implementar sua comunicação interna

O Coronavírus pegou todos nós de surpresa. 

A rotina de trabalho foi quebrada devido às mudanças necessárias para a proteção de todos, mas depois do susto sabemos que não podemos parar e muito menos desrespeitar uma das nossas maiores vantagens contra o vírus: a quarentena.

Graças à tecnologia e estratégias bem aplicadas, a comunicação na sua empresa se torna uma aliada quando o assunto é a produtividade.

Apoiando o movimento #fiqueemcasa, organizamos 4 simples dicas para evitar falhas na comunicação interna da sua empresa em um momento de distanciamento.

Vamos conferir!

Mantenha sempre a comunicação

Comunicar tem a ver com cultura, e uma boa cultura fortalece a empresa.

A fluidez das tarefas e as metas dependem de como diferentes setores se comunicam e como a mensagem é passada para o seu time. O cafézinho e as reuniões agora são feitas dentro de casa e por mais que existam diversas ferramentas que auxiliem uma boa conversa online a maneira como se diz faz a diferença entre um eterno telefone sem fio e uma comunicação assertiva.

Um bom exemplo é a atual situação que vivemos. Será que sua equipe realmente sabe o que está acontecendo na sua empresa? Se ela pretende voltar ou não, se eles devem ficar preparados?

Óbvio que nessa situação nós dependemos das respostas externas a empresa, porém essa busca e essa espera deve ser comunicada. Afinal, o seu time já está ansioso por diversos motivos pessoais, então aproveite as reuniões para comunicar logo de ínicio a situação nem que seja para dizer: “Estamos aguardando a resposta, vocês serão avisados e tem uma rede aberta para perguntas deste tipo.”

Organize grupos no Whastapp, dispare e-mails, realize videoconferências. Só não esqueça de alimentar com informações relevantes não só sobre o cliente, mas também sobre comunicados e questões internas da empresa. O seu time precisa de informação para continuar suas tarefas, mesmo que estas não sejam apenas sobre diretamente a aplicação de algum serviço. Pessoas informadas são mais seguras e reagem mais rápido.

Estabeleça rituais e rotinas

Quando haverá reuniões? Devo esperar recados e mensagens de alguém do meu time? O trabalho será feito em horário comercial ou será livre? 

Não sabemos quando a antiga rotina irá voltar, então está na hora de abraçar novas maneiras de se comunicar à distância. Faça reuniões que tenham horário, dia e assunto definidos anteriormente auxiliando o time a organizar suas dúvidas, otimizando o tempo e diminui questionamentos que podem aparecem durante o dia e que atrapalhem a fluidez das atividades.

Se sua empresa tem rituais, tente pensar em novas maneiras para continuar ou modificá-las o suficiente para que as pessoas não se esqueçam das motivações por trás de atitudes tomadas.

Se o líder o time não consegue ficar ao alcance de todos o tempo inteiro então é sempre bom ter uma plataforma específica para a comunicação interna com um horário para tirar algumas dúvidas, assim todos saberão quando perguntar e a resposta virá rápido, mantendo o fluxo.

Realize uma gestão do tempo e feedbacks

Tudo é questão de informação e mostrar que o trabalho está sendo visto e analisado é tão importante em tempos de home office quanto em ocasiões normais. Ao concentrar os seus esforços em usar uma comunicação assertiva e não violenta você alcançará maiores resultados e deixará seus colaboradores mais seguros e felizes.

Lembre-se que feedbacks individuais são mais efetivos, então use seus líderes a seu favor e monte pequenos times que se comuniquem de maneira clara e constante para deixar esse canal de comunicação aberto e ativo. Essa tática é a chave para uma comunicação interna efetiva.

Para administrar o tempo, existem inúmeras maneiras espalhadas na internet que auxiliam a gestão de tempo como aplicativos, plataformas e sites. Você deve selecionar a que melhor se encaixa para a realidade do seu time e do nicho de mercado que sua empresa atua. 

Não esqueça de perguntar constantemente a opinião de seus colaboradores. Alguns podem não se adaptar já que uma pessoa que mora sozinha gere o tempo de uma maneira diferente de uma mãe de 3 filhos. Respeitar e escutar a equipe também faz parte da gestão do tempo.

Utilize ferramentas práticas

Hangout, Whatsapp, Discord, Skype ou uma bela ligação são algumas das várias opções que os adventos da internet nos proporcionam. Mas para escolher o melhor meio de comunicação é importante se questionar: Quem é seu time? Do que ele gosta? Como funciona o sinal na casa dele? Ele quer ser visto?

Uma ferramenta para cada assunto, para cada situação e para cada ser humano. Agora é a hora de experimentar todas as opções mas lembre-se que comunicação também é observação então perceba nas conversas se aquele ambiente escolhido é agradável e funciona para todos.

A Transparência é uma das principais habilidades que auxilia manter o contato com os colaboradores. Entenda quem são, quel é o momento em que vivem e como a rotina mudou e deve ser adaptada. Juntando isso aos aspectos de uma boa comunicação e ferramentas úteis, a fluidez do trabalho continuará e tanto você quanto seu time podem permanecer em casa sem perder o ritmo.

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